Eurotransplant werkt als volgt:
De gegevens van alle wachtenden zoals de bloedgroep, gegevens over het weefsel, de oorzaak van de ziekte, de klinische urgentie en het 'transplantatiecentrum' van de patiënt worden bewaard in een grote gegevensbank.
Van zodra een donororgaan beschikbaar wordt binnen de Eurotransplantzone, worden door een lokaal laboratorium de bloedgroep en de weefselgegevens vastgesteld. Deze worden dan samen met de lengte en het gewicht doorgegeven aan het centraal beheer van Eurotransplant. Daar worden deze gegevens ingevoerd in een computerprogramma dat speciaal voor deze toepassing werd ontworpen. Het programma selecteert dan op de wachtlijst de persoon die het best geschikt is om de organen te ontvangen.
Voor de selectie wordt vooral gekeken naar de lengte en het gewicht (om de longen te doen passen), de bloedgroep (om afstoting te vermijden), de dringendheid (als een van de mensen op de wachtlijst in kritieke toestand verkeert, krijgt hij voorrang) en pas dan naar de volgorde van inschrijving.
Nadat de selectie is gebeurd, verwittigt Eurotransplant onmiddellijk het 'transplantatiecentrum' van de geselecteerde wachtende en worden de gegevens van de donor doorgegeven. De artsen beslissen dan of ze deze organen al dan niet aanvaarden. Als het orgaan is aanvaard, zal de behandelende arts de wachtende vragen om naar het hospitaal te komen. Gelijktijdig zal Eurotransplant, in samenwerking met het hospitaal van de donor, ervoor zorgen dat de organen worden verwijderd en naar het ziekenhuis van de wachtende worden vervoerd. Het hele proces van het verwijderen van de organen tot de eigenlijke transplantatie mag niet langer dan enkele uren duren. Daarom werkt dit systeem 24 uur op 24, 7 dagen op 7.
Wanneer de organen uit de donor zijn verwijderd, worden ze geïnspecteerd. De mogelijkheid bestaat, dat men op dat ogenblik een afwijking vaststelt, waardoor de organen niet bruikbaar zijn. Het ziekenhuis van de ontvanger wordt dan op de hoogte gebracht. De kans is reëel dat je op dat moment al opgeroepen bent en dat men reeds met de voorbereiding van de operatie begonnen is. Het is dus best mogelijk dat je na een oproep onverrichter zake naar huis moet terugkeren. Dit is echter te verkiezen boven het inplanten van ongeschikte longen. Je kan ook opgeroepen worden als reservepatiënt.
Wanneer de eerst opgeroepen persoon om een of andere reden niet kan geopereerd worden, neem jij zijn plaats in. Dit om te vermijden dat er kostbare organen verloren zouden gaan.
Als de oproep komt, moet je je zo vlug mogelijk naar het ziekenhuis begeven. Tijdens het telefoontje wordt duidelijk gezegd waar je je precies moet aanmelden (dit is meestal spoedgevallen of E650). De administratieve kant, zoals inschrijven etc., kan in de volgende dagen door de familie geregeld worden. Ook persoonlijke dingen, nachtkleding en toiletgerief bv., heb je de eerste dagen niet nodig, ze worden geleverd door het ziekenhuis.
Na enkele routineonderzoeken zoals een radiografie en een EKG, wordt dan begonnen met de voorbereiding.